Mehr Effizienz durch nahtlose Integration: Ein Praxisbeispiel
Aufgabe
Ein international agierendes Unternehmen, das End-to-End-Lösungen, Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen Anlagen- und Sondermaschinenbau, Automatisierung, Digitalisierung und Elektronik anbietet, beauftragte uns mit der Integration der Drittanbieteranwendungen Jira und Salesforce in das bereits bestehende SAP-System. Das Unternehmen verfügt über eine hybride Systemlandschaft, von SAP On-Premises- und S/4HANA-Lösungen bin hin zu angebundenen Drittanbieter-Tools, wie Jira und Salesforce. Ziel war es, die externen Softwarelösungen nahtlos in die SAP-Systemlandschaft zu integrieren, um einen automatisierten, bidirektionalen Datenaustausch zu ermöglichen. Die SAP Integration Suite diente dabei als zentrale Plattform für die Verbindung der Systeme.
Herausforderung
Die Integration von Salesforce erfolgte standardisiert über die SAP Integration Suite, die über tausende von vorgefertigten Integrationsabläufen, APIs und Konnektoren zu unterschiedlichen Systemen verfügt, die eine Integration mit SAP- und Drittanbieteranwendungen deutlich vereinfacht.
Die Integration von Jira stellte dagegen eine besondere Herausforderung dar, da neben SAP und Jira eine dritte Software, die von HEISAB entwickelte Zeiterfassungslösung TimeCollect, eingebunden werden sollte. Ziel war es, die Kapazitätsplanung in Jira zukünftig effizienter und realitätsbezogener zu gestalten, insbesondere im Hinblick auf die Abwesenheitszeiten (Urlaub, Abwesenheit, Krankheit etc.) der Projektmitglieder. In der Vergangenheit nutzte das Unternehmen Jira als primäres Tool für Projektmanagement und Aufgabenverfolgung, während die An- und Abwesenheitszeiten der Teammitglieder direkt in TimeCollect erfasst wurden. Der Abgleich zwischen den Systemen erfolgte dann manuell.
Um mehr Transparenz und eine optimalere Ressourcenauslastung insbesondere bei Abwesenheiten zu erreichen, wurde eine Schnittstelle entwickelt, die die Synchronisation der Daten in allen drei System voll automatisiert abwickelt. Die Kommunikation erfolgt bidirektional, d.h. relevante Daten von S/4HANA werden in die Jira-Lösung übermittelt, während gleichzeitig Abwesenheitszeiten direkt in Jira gebucht und über eine integrierte Rückmeldung in das S/4HANA-System übertragen werden. Die komplexe Logik des Datenaustausches läuft im Hintergrund auf der Integration Suite. Die Zeiten bzw. Aufwände werden auf Wunsch des Kunden stündlich aktualisiert - eine Aktualisierung in Echtzeit wäre aber ebenfalls umsetzbar.
Umsetzung der Jira-Schnittstelle:
Wir unterstützen Sie während des gesamten Prozesses!
Ergebnis
- Mit der Integration von Salesforce und S/4HANA konnte ein verbessertes Vertriebsreporting umgesetzt werden, da aktuelle und relevante Daten zu Geschäftspartnern und Umsätzen ab sofort jederzeit transparent im CRM-System zur Verfügung stehen.
- Die Integration von Jira, TimeCollect und SAP spart durch die automatisierten Workflows Zeit, reduziert manuelle Fehler und schafft eine optimale Grundlage für eine effektive Projektüberwachung und weitere Prozessoptimierungen.
